Preparar, rever e publicar um documento

O controlo documental organiza o ficheiro, a versão, quem revê e quem aprova. Precisa das permissões documentais e da designação necessária para cada decisão. Uma função de acesso não substitui a autoridade específica da revisão.

Criar um rascunho útil

1. Abra Governance & Assurance → Documentos. Na mesma listagem, escolha Tipo de documento — por exemplo Políticas — e use a criação adequada, como Nova política ou Novo documento. Pesquisa e Agrupar por continuam disponíveis; as antigas ligações por tipo abrem o filtro correspondente.
2. Em Ficheiro da revisão, selecione um PDF, TXT, CSV, PNG ou JPG suportado, até 50 MB. Complete Documento e responsáveis, Datas e revisão e as Opções avançadas necessárias.
3. Em Autoridade desta revisão, confira autor, revisor e aprovador. Revisor e aprovador têm de ser diferentes do autor; se não existirem responsáveis válidos, peça a um administrador uma designação autorizada.
4. Guarde. A confirmação de rascunho não conclui revisão, aprovação ou publicação.

Exemplo fictício: uma Política de utilização de dispositivos da Oficina Horizonte pode ter versão proposta “1.0”, revisão programada e pessoas distintas para preparar, rever e aprovar. Use a classificação adequada ao conteúdo, não a mais aberta por conveniência.

Campo	O que deve confirmar
Título, Tipo documental, Classificação	Nome reconhecível, natureza do documento e proteção adequada
Responsável, Revisor, Aprovador	Pessoas ativas e autorizadas para o documento e a decisão
Versão	Identificador como “1.0” ou “1.1”; o nome do ficheiro não altera a identidade ou a versão do documento
Âmbito / aplicabilidade	Pessoas, processos ou serviços abrangidos, por exemplo “Utilização de dispositivos pelos colaboradores”
Data de efeito, Próxima revisão	Datas obrigatórias. A revisão não pode ser anterior à data de efeito; uma data de efeito futura impede publicação imediata
Resumo das alterações	O que mudou nesta revisão; ao criar uma nova revisão, escreva um resumo que o revisor possa verificar
Prazo do workflow atual (opcional)	Prazo para a etapa em curso, distinto da próxima revisão do documento
Origem, Referência de origem externa	Se a origem for externa, a referência é obrigatória
Reter até, Destino após retenção	Siga a decisão de retenção da organização. Não escolha eliminação sem uma data e decisão adequadas

Rever e publicar

Abra o documento e siga a Ação atual:

1. O autor prepara o rascunho e usa Enviar para revisão.
2. O revisor designado lê a revisão e regista Concluir revisão ou Solicitar alterações, com o fundamento da decisão.
3. O aprovador designado usa Aprovar revisão depois da revisão concluída e das verificações exigidas.
4. A pessoa autorizada usa Publicar sobre a revisão aprovada, depois de conferir a data de efeito e os destinatários aplicáveis.

Leia o ficheiro e a fundamentação antes de decidir. Se forem pedidas alterações, crie a revisão corrigida no percurso apresentado. Uma aprovação não publica automaticamente o documento. Publicar disponibiliza a revisão segundo as regras e destinatários aplicáveis; não a coloca publicamente na Internet.

Atualizar e retomar

Criar nova revisão conserva o histórico. A versão publicada pode continuar disponível enquanto outra é preparada; um destinatário não deve receber rascunhos privados por esse motivo.

Uma revisão entretanto alterada, uma evidência de suporte desatualizada ou uma designação inválida pode impedir a decisão. Recarregue e reveja a versão atual. Se houver falha, confirme o histórico antes de repetir. Respeite avisos de alterações por guardar ao fechar o detalhe.

Continue com distribuir políticas, classificação e ficheiros e versões.